8. Indicador compilado de ordenamiento de agentes, R.1.0
Instauremos entonces un indicador de ordenamiento de agentes basado en el los KPI fundacionales, un ejemplo sencillo que no entre en cuestiones complejas y en el que podamos ver lo que explicamos en el capítulo anterior, un ejemplo de cómoda comprensión, en esto como en todas las demás cosas de la vida lo más simple es siempre lo más adecuado.
Planteemos un escenario con dos KPI que nos miden, contractuales y por los cuales nos pagan, el primero es la satisfacción del cliente medida en una encuesta posterior y el segundo son las ventas cruzadas en las llamadas que recibimos. No vamos a entrar en desgloses de los indicadores, nos perderíamos, el resultado de la encuesta de satisfacción se puede basar en tres, cuatro o cinco preguntas, y todas las preguntas sean valoradas y tengan su tasación, o puede ser que la venta cruzada se separe en cuatro grupos diferentes de productos de la compañía para la que trabajamos, todos necesarios, imprescindibles y medibles. Tenemos, ya dos KPI para nuestro ICOA, SatEnc y VtaCruz [1] , ni duplicaremos ni generaremos más KPI derivados o subordinados a los anteriores, por supuesto en aras de la simplicidad tampoco nos dejaremos llevar por el capricho de opinadores exteriores o interiores, vamos a ordenar a nuestros agentes en la operación y nos tenemos que ceñir a ella, a sus parámetros de medición. A los KPI anteriores les sumaremos la valoración de calidad y el tiempo, quedando los indicadores que formarán parte de ICOA de la siguiente manera:
SatEnc+VtaCruz+Calidad+AHT
Por supuesto, nuestra valoración de calidad y el tiempo también se puede desglosar en otros KPI derivados o subordinados, el tiempo de la llamada se puede dividir, como ya sabemos, en ACD y/o ACW, se puede depositar como pequeños sacos de Rutherford en tiempos AUX, importante porque en el sumidero del tiempo se nos puede escapar una cantidad ingente de tiempo, por ejemplo, tiempo administrativo o de locutor de radio amante del circunloquio que afecte a nuestras campañas, todo esto hay que considerarlo pero no lo vamos a tener en cuenta ahora para poder leer de una manera más clara el ejemplo.
Asumimos discurrir también en tres proposiciones:
- El
peso que tienen en contrato la satisfacción en encuesta y la venta cruzada. Peso
en contrato de KPI.
- Cuántas
muestras tenemos de los distintos indicadores. Número de muestras
habituales.
- Cuáles
son los valores máximos y mínimos establecidos para el KPI. Máximos y
mínimos.
Como hemos dicho, evitaremos hacer de este ejemplo algo engorroso con cuestiones de variables y fijos, así que en nuestra simulación la cosa queda así:
- SatEnc 60% y VtaCruz 40% sobre el peso
total de lo que se paga en contrato de variable.
- Muy pocas muestras de SatEnc semanales,
una muestra de cada 200 llamadas, todas las ventas cruzadas que tenemos, un
número de muestras de valoración de calidad de 20 por agente y semana sobre 200
llamadas y evidentemente, los tiempos de todas las llamadas.
- Todos los indicadores tienen máximos y
mínimos, incluido el tiempo, un tiempo bajo puede llevar aparejado malas
prácticas que mermen nuestras ventas y afecten negativamente a nuestra
satisfacción. Los máximos y mínimos serían:
|
SatEnc |
VtaCruz |
Calidad |
TMO |
Max |
4 |
50% |
10 |
5´ |
Mín |
2 |
30% |
0 |
10’ |
Con estos datos, tenemos que darle peso a cada uno de los indicadores:
- Interesa que la valoración de calidad
tenga buena representación, recordemos que en esta valoración también se
incluyen otros indicadores como rellamada, edad de los expedientes de Back
Office, redención de ventas, etc.
- Interesa que el tiempo esté
representado, ninguna campaña sobrevive a malos tiempos de llamada, la calidad
sin tiempo no existe.
Huelga decir que los pesos deben ajustarse de manera correcta para que el ICOA nos sirva, sólo el que trabaja en una campaña sabe cuánto puede bajar o subir el peso de un indicador. Remando en este ejemplo, ofrecemos un 50% del Valor del indicador a SatEnc y VtaCruz calcando los pesos que se dan en el mismo contrato y otro 50% al Valor de calidad y del TMO, estos dos últimos en igualdad, lo cual nos arrojaría la siguiente propuesta:
ICOA r.1.0 = (SatEnc 30% + VtaCruz 20% + Calidad 25% + TMO 25%)
No hemos olvidado las pocas muestras de SatEnc, implica que su peso debe ser menor al propuesto, bajamos porcentaje en este indicador y le sumamos lo quitado a Calidad y a venta cruzada, finalmente nos quedaría la siguiente fórmula:
ICOA r.1.0 = (SatEnc 10% + VtaCruz 30% + Calidad 35% + TMO 25%)
Los pesos, como es natural, no deben fijarse ad eternum y tampoco modificarlos alegremente cada pocos días, debemos ser flexibles y adaptarnos a las circunstancias que se planteen pero dando estabilidad al indicador.
Veamos
este ejemplo de una manera gráfica.
Cualquier índice de este tipo se vinculará a una base de datos que se actualizará habitualmente, y no quedará aquí, debe representarse de manera evolutiva y considerar a los coordinadores y supervisores como elementos de evaluación.
Como puede leerse los agentes están ordenados y el trabajo es más preciso, sólo nos queda comenzar a trabajar con la seguridad de que estamos fijando correctamente nuestros universos basales.
[1] Nomenclatura inventada para identificar la satisfacción del cliente en encuestas y las ventas cruzadas.









