“Una plantilla de valoración correcta y bien formulada, incluye todos los indicadores consecuencia, no es necesario, por tanto, generar otro trabajo más que el control y evaluación continua de esa plantilla”
He comentado que debemos trabajar con KPI que son raíz y no consecuencias. Trabajar con la calidad y descartar satisfacción, rellamada, ventas totales, etc. Al fin y al cabo, los KPI que son consecuencias ya están inherentes en los KPI que son raíz, llevan el valor de la Calidad en su interior. Trabajar con un KPI origen implica un grado de madurez no sólo en el equipo de gestión, sino también en los procesos y en el cliente capital, es difícil plantear a un cliente inmaduro que trabajando con la valoración de lo que escucho mejoraré la satisfacción del cliente o las ventas que se realizan, porque el cliente inmaduro entiende de inmediatez, y no olvidemos que en nuestro trabajo también nos pagan para que nuestro cliente entienda qué es lo mejor, porque en la valoración, entendemos y debemos trasladarlo, incluimos cualquiera de los factores que de no estar no harían del servicio algo excelente, por tanto en la valoración que hacemos o cualquiera puede hacer de Calidad se mejora la satisfacción, se baja la rellamada, se mejoran las ventas, se redimen las ventas, se baja el tiempo de llamada, etc, pero es cierto que a tenor de los datos, de los resultados que se obtienen a veces, sin tener en cuenta la globalidad o la evolución de los resultados, a veces, los resultados que obtenemos son diametralmente opuestos a los resultados obtenidos por nosotros en nuestro acontecer, podría pasar que un agente que aporte una experiencia a todas luces excelente sea valorado negativamente por el cliente, por razones exógenas a la llamada, por experiencias negativas anteriores, cosa que el cliente siempre lleva en la mochila para bien o para mal, o una experiencia del medio exterior negativa y también, en otro espacio, agentes que venden mucho, cosa primordial en una campaña de venta potencial, al que escuchamos no decir la verdad y al que reforzamos para que vuelva a los procedimientos, son dos casos en los que se contraponen “resultados y calidad”. Tenemos que trabajar con la calidad, porque a medio plazo habrá una convergencia muy elevada entre lo que valoramos cuando escuchamos y los resultados que se obtienen en KPI consecuencias, y nuestra campaña será sólida, estable y con un perfil de agentes tendente a la excelencia.
Llegados aquí se me objetará, y no sin razón en algunas ocasiones, que es difícil conseguir casar la calidad con los indicadores consecuencias, por eso recalco que nuestro equipo de gestión debe ser maduro, un equipo de coordinadores y supervisores con una valoración tan aproximada de los mismos ítems que resulte despreciable las diferencias, valoraciones dispares a los mismos procedimientos y protocolos, no ayuda a un proceso inflexible en sus formas, coordinadores que se dejen llevar por emociones y valoren de manera parcial lo que debería ser escrupulosamente certero no nos ayuda a trabajar y fundamentarnos en nuestro principio de considerar las valoraciones de calidad como el summun, asimismo, unos procesos y productos informales que cambian de la mañana a la tarde, y esta expresión en algunas ocasiones debe ser tomada de manera literal, tampoco ayuda a ese valor de calidad y por ende a conformarnos alrededor de lo buscado en un ordenamiento lógico, por último, un cliente inmaduro que no comprende que somos una atención al cliente o una emisión y no un organismo bursátil de poco nos ayuda, debemos trabajar con calidad con las valoraciones de calidad que se expresan en un equipo calibrado y maduro, que sin duda es el nuestro, un equipo que sigua las directrices y que esas directrices se evalúen sin cesar, en todas las partes comprendiendo que en esas valoraciones de calidad hemos puesto todos los KPI, en lo voluble no se sustentan los resultados. El movimiento de algunos elementos con voz y voto sobre lo perentorio no ayuda en absoluto a trabajar con el valor de calidad en exclusiva, porque tienden a quedarse con el valor final y no con el proceso.
He trabajado algunos días, lo indecible, mis equipos han escuchado y valorado más de lo exigido y todo era magnifico, los agentes trabajaban de la mejor manera posible, la mejor manera no es otra cosa que la marca del procedimiento del mismo cliente y sin embargo, los resultados de un pequeño periodo de tiempo, de ese mismo en el que estábamos trabajando, no nos acompañaban, entonces, aparecía el vendaval, la tormenta inconsecuente, lo que se mueve por lo urgente que cree que todo está mal. Otros días, llegaron doblados en su nacimiento, no dábamos pie con bola, nadie estaba bien y no había explicación, todo estaba nublado, y esos días, alguno de esos días curiosamente, parecía que nos había tocado la lotería de Navidad, y llovían las felicitaciones y el cielo se abría para nosotros, y lo único cierto es que en ambas situaciones el equipo remaba correctamente, que el método de trabajo era igual que todos los días y que la única diferencia eran dos o tres tipos de muestras [1] en algunos casos, muestras que atinaban golpes o besos a nuestro estado de ánimo, lo profesional, lo que marca la lógica profesional es estar seguros de los procedimientos y protocolos, de tus planes de acción y de los refuerzos que emanan de ellos, y que los resultados deben ser evaluados a medio plazo y no de manera diaria.
Esto es un camino de ida y vuelta, así que trabajar con indicadores que son consecuencias, si se trabaja metódicamente y de manera vinculada implica también trabajar con la calidad, porque al fin y al cabo estamos trabajando de manera trasversal y no en solitario cada uno de los indicadores, porque en la consecuencia también está la raíz, y un buen gestor sabe cuál es el raíz y como se puede leer ésta en cada uno de los indicadores consecuencia.
En una campaña madura, sí los refuerzos y las valoraciones que se extraen de estos son considerables y están calibrados, se puede trabajar en exclusiva con la valoración de calidad, aunque muchos indicadores que son consecuencias sean también contractuales, y diciendo esto entramos en el campo de lo sacro, de lo contractual, tenemos que quitar nuestros zapatos, humillar nuestra cabeza y arrodillarnos, valientes, seamos valientes y sensatos, trabajar con la calidad pero trabajar bien con la calidad, porque tampoco le puedo contar a mis clientes que no vendo aunque se me pide vender y no vendo y mis agentes son los mejores, o que el cliente usuario no me valora bien el Back Office pero sigo el proceso con pulcritud magistral, en román paladino, que mi equipo juega muy bien al fútbol pero que el balón no entra y pierdo todos los partidos, puede ser que no generemos paradojas simplemente somos trileros de tres al cuarto para la propia psiquis. Llegados aquí debemos ceder, no renunciar, ceder, comprender que podemos incluir el verdadero principio de excelencia en un índice mixto que recoge tanto la raíz como la consecuencia, aunque de alguna forma sea redundante. Al hacer esto, estoy generando un factor corrector en todo el proceso, si mis agentes son excelentes venden, sino venden no son excelentes, si son excelentes y no venden durante el periodo de tiempo considerable, posiblemente no esté trabajando bien con ellos y algo se me está escapando en todo el proceso, y a renglón seguido tendríamos que evaluar cómo estamos trabajando, incluir en un índice de ordenamiento de los agentes a los KPI consecuencia nos permite introducir mecanismos de control que observe en las posibles diferencias entre las consecuencias y la raíz, deficiencias que han pasado inadvertidas en nuestro trabajo, lo cual nos permitiría volver a un punto 0 o generar planes de acción, y eso está bien, corregir malas praxis.
Damos un paso atrás, que es un paso de control, e incluimos la redundancia al sistema para observar las diferencias si las hubiera y zanjarlas, que converga calidad y resultados posteriores, el tiempo nos marcará si nos vamos a quedar en exclusiva con la valoración de calidad, esta fórmula satisface a todas las partes y podremos justificar la razón de nuestro método de trabajo.
Volvemos a insistir, introducimos la consecuencia, la redundancia, a regañadientes y sólo como módulo de control, insistimos, en una valoración de calidad ya vienen incluidos todos los demás indicadores, siempre que nuestra forma de valorar sea cotejada, evaluada e incluso estudiada, también está incluido el tiempo, a nadie se le escapa que si nosotros valoramos la estructura de llamada, por ejemplo, estamos valorando también el tiempo, para que sea el conveniente, el objetivo. Por tanto, no es fútil decir que una persona que recibe la máxima puntuación en estas valoraciones, valoraciones precisas y acogidas a lo que nos marcan, una persona que no falla en nada, resulta obvio que esta persona no debe errar en ninguno de los indicadores consecuencia. Pero vamos a introducir objeciones para que observemos que no todo es tan idílico, y que por eso damos un paso atrás para quedarnos con la convergencia entre raíz y consecuencia:
Si estas objeciones y alguna otra se dieran, es de suma importancia, efectivamente, considerar la convergencia entre los KPI que son raíz y los que son consecuencias, si no se dieran estas objeciones estaríamos ante el verdadero Cogito cartesiano de nuestro trabajo, valoraciones de calidad precisa que puedan desplegar tanto el cliente como nosotros, profusas, con un equipo de gestión centrado y inspeccionado, trabajando con una ratio de agentes pequeña, sin departamentos apéndice que hagan el mismo trabajo, sin labores administrativas que les alejen de su objetivo.
En cierta forma, siempre vuelvo a los KPI o al KPI raíz, es inevitable, cuando refuerzo ventas estoy escuchando y reforzando la calidad del proceso, todo vuelve inexorablemente al origen.
Con estas postulaciones previas, tenemos que ordenar a nuestros agentes, con una representación fácil de comprender, explicada y desarrollada, útil para nuestro trabajo, consideremos los siguientes puntos maestros:
El orden puro ordenaría a los agentes por su valoración de calidad, el orden mixto que nos hemos propuesto, se gestaría ponderando cada uno de los KPI, dando Valor sobre la unidad a cada uno de ellos, al KPI origen, a los KPI contractuales y al tiempo. Crearemos un guarismo que ordene a nuestra población de agentes, que debe actualizarse en el menor tiempo posible y en el que debemos observar la evolución, los datos son observables y se analizan en su evolución, en nuestra labor sólo es reseñable las dinámicas nunca el hecho puntual que no deja de ser una anécdota y una fotografía en blanco y negro.
Teniendo un índice de referencia, tendremos un orden, fundamental en todas las facetas de la vida, un orden para lo práctico, que facilite el trabajo de los coordinadores y de estabilidad al proceso, en otro momento hablaremos del trabajo de los coordinadores, trabajo que no debe ser comparado salvo consigo mismo, con el equipo que tienen un momento inicial y con los resultados que obtiene en un momento final.
A partir de aquí, todo dependerá del valor que queramos dar a cada indicador, lo ideal es que la valoración de calidad tenga un peso importante y que al resto de los indicadores se le dé el peso que nos marcan o en contrato o en la lógica inherente de todo el proceso de la campaña, sea por ejemplo, en contrato el 80% del peso del variable depende de la satisfacción y el 20% de la venta cruzada, lo normal es que estos indicadores vayan predicados de igual forma que en nuestro indicador de referencia, tampoco tiene sentido que demos peso a indicadores no contractuales, no debemos generar complejidad, la complejidad es hija de la ignorancia y la vanidad, si no hacerlo todo más simple.
En lo sucesivo desarrollaré un ejemplo práctico de este indicador de ordenamiento de agentes, desde ahora ICOA, este indicador nos permitirá tener una visión unificada de nuestra población de agentes, los planes de acción será más eficientes y nuestra refuerzos estarán mejor dirigidos.