En cierta ocasión, mi buen amigo Fran L. que es uno de esos grandes profesionales desconocidos del sector, como somos todos, y sin embargo, imprescindible, por ser tan metódico y disciplinado como proactivo y magistral en lo que hace, se acercó a mi mesa y dejó en ella unos papeles, de esos alborotados y que necesitan de una explicación para legos y despistados, y con su tono siempre vehemente me secundó a poner en un minuto la atención que yo estaba poniendo en mis menesteres cotidiano a esos folios que ahora ocupaban mi mesa, muchos datos y pocas palabras, cosa que para un hombre de letras es la entrada a un jeroglífico, eran datos que relacionaban el tiempo de espera que tenían los clientes antes de hablar con nosotros con las valoraciones posteriores que los mismos clientes nos daban, tan incuestionable eran aquellos números que todo acaecía irremisible a su rededor y de una manera inversamente proporcional, a más espera peor valoración, crucé los datos de algunos días y la cuestión se apreció indudable, desde ningún punto de vista era una cuestión baladí y la compartí con mis superiores de aquellos tiempos, pero la cosa se anquilosó y no prosperó más allá de alguna felicitación por correo, desde aquel momento comencé a pensar en el tiempo como un elemento muy importante para nuestro trabajo, pero no en el tiempo de la llamada o en el tiempo que tardábamos en realizar las gestiones, sino en ese tiempo que atesora el cliente en su relación con nosotros, en la importancia de lo exterior, de ese noúmeno que va en el hato que afecta a nuestras gestiones como las bolsas de petróleo afectan al suelo que es su techo, de aquello que rodea a la llamada que sin ser llamada influye decisivamente en ella, los tiempos de espera de un cliente, esos tiempos que crecen insondables por esas máquinas insoportables que tratan de dirigir y sólo marean o los tiempos provocados por eso que llamamos cola de llamadas y que muchas veces sin saberlo es como pedir la vez al llegar a la frutería, esos y todos los tiempos que encarecen la operativa sin ser llamada, son desesperadamente importantes para comprender que en la experiencia del cliente una parte porcentual de matemática difusa compete a algo que no tiene nada que ver con eso que llamamos TMO y que corresponde al paréntesis desde que comenzamos a hablar con él hasta que terminamos nuestra conversación, y que no es lo mismo tener que esperar tres minutos antes de hablar con alguien que descolgar el teléfono y hablar directamente con un teleoperador, que no es lo mismo esperar tres días una respuesta por parte de un departamento de segundo nivel que recibir una respuesta inmediata, y no me refiero a cuestiones directamente relacionadas con la llamada, es obvio que un agente ágil, con brevedad y clara explicación, que tiene un tiempo menor que otro agente dando la misma información-solución, con un desarrollo argumentativo más elaborado incluso más profuso, puede mejorar la experiencia del cliente, los clientes no desean prosa, sino soluciones y a veces en mensajes telegráficos, hablé de agilidad y productividad, nos quedamos con lo exterior lo cual no es una cuestión trivial, y en concreto con el tiempo, porque existe una relación directa entre el tiempo que un cliente espera o dedica a nosotros y la valoración que nos proporciona, que a veces arroja con desgana, en esas encuestas que en todas las empresas se realizan, es muy difícil precisar cuál es el peso de estas influencias temporales sobre las llamadas, pero es muy fácil darse cuenta de lo incuestionable de su importancia.
Y sucede que muchos, cliente o responsables de call center, consideran importante esta influencia del tiempo gris –por diferenciarlo de ese tiempo directo en el que interactuamos-, pero lo diluyen en la misma atención, considerando estas influencias algo inherente al mismo proceso, algo implícito, sin más, y no debería ser así, cuando no solamente es la atención que nuestros agentes puedan dar, sino que también debemos considerar todo eso que interactúa sobre ellos y que mella su propia atención. Si limamos este tipo de situaciones, en grado superlativo, nuestras empresas serán mejores, porque nuestros clientes nos valorarán mejor.
Existe, por tanto, un componente dentro de la satisfacción del cliente que no depende nunca del agente y he destacado el tiempo de espera, me he centrado en el tiempo por su obviedad y también porque es inconmensurable, y tengo una tendencia natural a hablar de lo ilimitado, pero podemos hablar también de las incidencias técnicas que nos afectan de manera general o particular y que nos impiden utilizar nuestros aplicativos de información o venta de la manera habitual, podemos hablar también de ausencias de reciclajes o de información en sí, porque la formación continua es fundamental, podemos hablar de multitud de factores que no son imputables a los agente pero que afectan a la valoración que el cliente tiene de la empresa y de ellos, los agentes, como voces de la empresa. Pero es curioso, porque en todos estos elementos exteriores, el tiempo siempre aparece, aunque sea en ausencia [1] .
Todas las cuestiones que no son imputables a los agentes no deberían pertenecer al ámbito de su valoración como trabajadores, destaquemos el hecho que nuestros agentes pueden mejorar una experiencia exterior que se postularía en negativa de no haber mediado ellos, pero destacando estas buenas prácticas, cuando valoremos a un agente deberíamos evitar la influencia de lo externo, sobre todo si lo externo es tan influyente que es monopolizador o polarizador de la llamada, y la responsabilidad debemos buscarla en otros estratos horizontales o verticales.
[1] A veces, no sobra tiempo, falta, pues la ausencia paradójicamente provoca una desmesura de tiempo a posteriori en las mismas gestiones.