Un plan de acción es una directriz oral o escrita que imponen los gestores de una campaña para mejorar uno o varios indicadores tanto del departamento de operaciones como del resto de departamentos, departamentos jerárquicamente superiores o departamentos trasversales, y lo hacen para corregir la desviación o la caída de uno o varios indicadores de la misma campaña, indicadores que pueden concernir a lo intrínseco de la operación o a otros factores diferenciales e influyentes, considerando siempre un objetivo final, en un tiempo delimitado y con unos medios y recursos determinados.
Antes de hablar de plan de acción, siempre, debemos plantearnos lo que llamaremos a partir de ahora punto 0, el punto 0 es aquel que no arrastra malas prácticas o deficiencias en la operación, es un punto de partida limpio en el que todos los cimientos son sólidos y que todo lo realizado antes de ocasionarse la desviación a estudio y mejora sigue escrupulosamente lo marcado en la operativa, es decir, que se realizó correctamente el trabajo y que la desviación se produce por nuevas circunstancias no consideradas en futuribles anteriores, puede darse un cambio de operativa, un cambio en el perfil de los clientes de una base de emisión, un cambio en los productos, un cambio en la motivación del equipo, presten atención a esta repetición intencionada de la palabra cambio, porque el punto 0 parte de un cambio y no de una situación viciada. De no partir de un punto 0 nos estaríamos engañando al solitario, es decir, ¿hemos comprobado si tenemos los recursos convenientes?, ¿hemos verificado si los recursos están bien dispuestos?, ¿hemos podido trabajar con nuestros agentes?, ¿el supervisor ha podido trabajar con sus coordinadores?, ¿se ha producido alguna incidencia informática que nos afectara?, etc. De no partir de un punto 0 debemos rehabilitar la situación inicial, volver a un estado primitivo en donde las cosas se estén haciendo de manera correcta, no podemos comenzar a pergeñar con un plan de acción sin que todo esté como debiera estar, porque entonces comenzamos a montar superestructuras sobre el aire, seleccionamos un indicador de la campaña sin tener en cuenta los demás indicadores, indicador que siempre es perentorio, un número de agentes al igual que hace un carnicero cuando le pedimos un kilo de lomo y secciona por la mitad la pieza, establecemos un objetivo sin una matemática precisa por si suena la flauta y lo decoramos con el nombre más estrambótico, bien sonante y llamativo que encontremos y ya tenemos un plan de acción, si sale bien, perfecto, de no ser así lo modificamos, eso no sería un plan de acción, sería una justificación, sería un salgo del paso, pero no es un plan de acción. Lo primero que debemos hacer, por tanto, es revisar si estamos en una situación correcta, una buena campaña siempre debe implementar mecanismos de control.
Cerciorados de partir de un punto 0, trabajemos siempre desde el sentido común y la serenidad, un plan de acción no resuelve situaciones en dos días, tampoco podemos ir más allá de plazos lógicos, nos movemos en la prisa y a la prisa hay que darle tranquilidad pero sin dejar de caminar o de correr. Tenemos una tendencia a trabajar con medidores de desempeño que son consecuencias y nunca raíz u origen, esto es un error, siempre debemos trabajar con lo trasversal y por supuesto, siempre de eso que tengamos una muestra considerable, trabajar con la calidad antes que con la satisfacción en solitario, porque de una parte el otro.
Si en una campaña, que no suele ser el caso porque siempre tenemos más indicadores de desempeño, tengo tres key performance indicator (KPI), Satisfacción, TMO y Rellamada, si quiero mejorar TMO, no puedo escindirlo y trabajarlo de manera solitaria, por mucho que lo desglosemos, sería lo más fácil pero no es lo correcto, puedo bajar el TMO-AHT reduciendo la operativa, lo que se dice al cliente, objetivo conseguido, hablo menos con el cliente y reduzco mi tiempo, pero eso no lo puedo hacer, debo bajar el AHT de una manera sostenible, considerando no mellar la satisfacción del cliente, sin dejar de aplicar procedimientos y operativas, sin que el cliente tenga que volver a llamarnos, reciclando o formando a los agentes si fuera necesario, ¿y todo eso no es la calidad de la llamada?, ¿y la calidad no es siempre lo mejor?, la excelencia. El trabajo se debe realizar sobre lo trasversal, sobre el origen, sobre la raíz y como hemos dicho sobre un número de registros suficientes para observar que existe una desviación individual y/o colectiva, si a un agente de ventas le considero la satisfacción dada por el cliente de una llamada de doscientas que atendió, una llamada valorada con un 0 y tengo una muestra de él cada semana, el próximo paso es o mejora mucho o sigue igual, este tipo de mediciones no nos sitúa en el estado real de las cosas, sólo nos deja en las fluctuaciones. Por otra parte, o trabajamos sobre la totalidad o más importantes indicadores ponderándolos o trabajamos sobre la calidad que observe nuestro grupo de control y para esto, como en todas las cosas, debemos ser transparentes, así nuestro cliente capital comprenderá y será satisfecho por el plan de acción.
Todos los indicadores están interrelacionados, todos, los contractuales y los invisibles, no quiero hacer ademán con los invisibles de fantasmagorías o cuestiones parecidas, los invisibles son los que no se ven pero forman parte de las campañas de telemarketing y de la vida cotidiana, forman parte de eso que llamamos circunstancias y que multiplican siempre al trabajo del agente, del coordinador, del supervisor o de cualquier otro elemento que pueda impactar, es eso que llamamos en algunos casos motivación y eso que llamamos acontecer. La calidad que trabajaremos en los planes de acción debe considerar lo explícito que escuchamos, mucho, porque somos voces para nuestros clientes y las voces se comprenden escuchando y debe considerar lo actitudinal y todo eso lo debemos multiplicar por las circunstancias en negativo o en positivo.
Calidad = (Actitud + Aptitud) * Circunstancias
Si en una campaña, como dije, tenemos un problema con el TMO, porque nos subió, se incrementó, tendremos que ver si nos afecta a la satisfacción o a la rellamada o si es un problema de motivación, todo debe ir relacionado, nada por separado, para eso, podemos crear un marcador único, ponderado y matemático, que nos dirá donde está cada uno de nuestros agentes dependiendo de la importancia que asignemos a cada indicador de campaña.
También es fundamental en los planes de acción la selección de los agentes, aquí se funciona por la pura necesidad, un número determinado por coordinador, una división de la campaña en partes y tomamos la parte más cercana a la mejora o mil cosas, porque se pueden imaginar o crear mil cosas. Lo más importante es saber qué parte de la población de agentes está desviada respecto al indicador a estudio y de qué equipo dispongo para trabajar, si pudiera impactar sobre la totalidad de agentes desviados sería perfecto, pero no es una situación real, imaginemos que para la Feria de abril dispongo sólo de dos mil farolillos, igual no puedo decorar todas las casetas, pero puedo intentar decorar las casetas más vistosas o expuestas al público, no mejoraré la impresión en los viandantes de la Feria pero evitaré que la situación sea catastrófica, con este ejemplo ilustro una situación real, qué es lo que tengo y qué puedo hacer con ello, ¿en qué grupo de agentes focalizo mi atención?, con aquellos que puedan mejorar más y eso no implica seleccionar a los agentes más cercanos a objetivo, cada agente es diferente y un buen gestor debe saber cuánto puede dar cada miembro de su equipo, en situaciones de campañas jóvenes, de poco tiempo, seleccionaremos a los agentes más cercanos al objetivo porque no los conocemos y no implica dejar de la mano a los de peor resultado, porque todos los agentes pueden mejorar, todos.
Una campaña óptima, y es algo que abordaremos en otro momento, debe tener una ratio de agentes cercana a 1:10, los coordinadores deben trabajar con sus agentes todos los días y esa es una ratio que permite un trabajo administrativo y sobre todo operativo, como el coordinador debe ser ejemplo de calidad debemos evitar elementos innecesarios que aumenten esa ratio como por ejemplo un departamento de calidad formado por una igualdad de técnicos de escuchas respecto a los coordinadores, no necesitamos a dos personas haciendo el mismo trabajo, necesitamos a una haciéndolo bien.
Por último, debemos tener en cuenta que ningún plan de acción es infalible, que nuestras expectativas pueden errar o sorprendernos, por eso, un buen plan de acción debe adaptarse y evolucionar y un buen gestor debe saber si un plan de acción está funcionando.