En telemarketing los departamentos de segundo nivel como Back Office no deberían existir, eso es una premisa que no podemos ni debemos olvidar, pero es una premisa que debe estar configurada en un mundo perfecto y el mundo perfecto no existe pero se imagina, parafraseando a Popper deberíamos buscar el mejor de los mundos, ya sea porque no tenemos o no nos proporcionan los clientes capital las herramientas más adecuadas para dar la solución in situ o porque no podemos resolver las cuestiones que nos solicitan los clientes usuarios, el backoffice existe y tiene un sentido como válvula de control de todo el sistema, pero lo ideal, lo que se plantearía desde el punto de vista platónico sería que no existiera, porque podríamos resolver cualquier cosa que nos solicite el cliente en línea, y eso es la perfección, una incidencia, una reclamación o una petición resuelta en el momento y es la pretensión última de cualquier servicio de atención al cliente.
Mas existen una serie de dificultades que imposibilitan de salida el mundo perfecto, la más reseñable es el tiempo, en frecuentes ocasiones no tenemos tiempo para dar solución, consideremos el caso de una caída general del servicio que afecte a una población de clientes numéricamente importante, en este caso real, esperaremos a dar una solución porque no podemos hacerlo de otra forma o, por ejemplo, un cliente que nos solicita revisar veinte facturas extensas, si tuviéramos a nuestra disposición herramientas de recálculo de facturas ágiles podríamos ayudarle pero no suele ser el caso y no podemos dedicar todo nuestro día a un solo cliente.
Volvamos entonces a reformular nuestra premisa considerando lo inoportuno del mundo imperfecto, el back office perfecto es aquel que o no existe o sólo gestiona cuestiones inexcusables de niveles trasversales, como faxes o correos electrónicos, teniendo en cuenta la imperfección, el back office óptimo es aquel que hace menos daño al sistema general de atención al cliente, un back office que suponga el menor porcentaje posible respecto a las llamadas de emisión o recepción de nuestra campaña, el back office más pequeño posible, ¿qué quiero decir con esto?, imaginemos que en nuestro servicio de atención al cliente recibimos 100 llamadas y de cada diez abrimos un expediente-caso-agendado-incidencia de back office y lo hacemos porque “no podemos” resolver en línea, esto quiere decir que abrimos un 10% de expedientes [1] sobre el total de las llamadas recibidas, lo cual implicaría que si todos nuestros clientes demorados nos atienden en primera llamada dedicaríamos un excedente del 10% de nuestros recursos humanos, de nuestros teleoperadores, a gestionar solicitudes de segundo nivel, suponiendo además que todas estas gestiones fueran necesarias, el costo de estas acciones si no están recogidas en contrato es un lastre a la misma campaña.
Existen servicios en los cuales el cliente capital solicita un seguimiento de diversas casuísticas de sus clientes, ese sería un back office obligado y en cierta manera menos perjudicial desde el punto de vista económico, más sistematizado y menos apartado, pero en todo caso es un back office que no debería existir si en el primer contacto con el cliente se resolviera su consulta, en cierta manera, es un back office que parte de la inseguridad de los mismos procesos, procedimientos y operativas, porque si todo se resolviera en primera llamada, resolver y no justificar, no sería necesario la creación de ese algo más o ese seguimiento, pero precisamente en este back office obligado es también necesario un back office óptimo, porque estos back office son los más observados, estudiados y seguidos.
Los malos gestores de equipo hablan siempre con ambigüedades, no sólo en telemarketing, ¿cuál es el back office que debe abrirse en relación a las llamadas recibidas o emitidas?, el necesario, dicen en muchas ocasiones, ¿y cuál es el necesario?, ¿aquel que lo convierte en un lastre de toda la campaña?, ¿no sería más apropiado hablar del Back Office mínimo y la solución perfecta en primera llamada?, ¿o acaso no nos queda claro que la satisfacción del cliente se sustenta en la primera llamada?, ¿pensamos que la satisfacción de un cliente es mayor dos o tres días después de sus llamada o sin embargo es superior la que se produce en el mismo momento?. Utilizando una terminología secular, back office lo justo y mínimo, olvidemos lo necesario, porque lo necesario no es un segundo nivel.
Un mal back office, un mal uso o una mala gestión, repercute en la totalidad, es back office una válvula de control, por eso es necesario que los miembros del Back Office sean los excelentes de los excelentes, porque deben dar solución correcta y pronta, siempre antes de los límites temporales que se establecieron con el cliente, porque deben evitar que todo eso necesario que era innecesario no vuelva a pasar del primer nivel y porque deben amortiguar la caída de la satisfacción que se producirá irremisible en los clientes.
Los mejores sistemas son los más simples, si a un cliente lo pasamos de un primer nivel a un segundo nivel y en algunos casos a un tercer nivel, en este cliente estamos sembrando el germen de su huida, de su abandono, todo se debe resolver en la primera llamada, y back office debe ser un apéndice pequeño, mínimo y óptimo en el mejor de los mundos posibles, un back office descontrolado es el final de una campaña, incluidos los back office de seguimiento impuesto por el cliente capital.
Es esta una primera aproximación a back office, aunque es importante considerar que back office no puede ir desligado de la recepción o la emisión, los gestores no pueden ser diferentes, los expedientes improcedentes deben ser cero, un back de emisión con agendados cumple un objetivo diferente pero también es una rémora porque nos impide atender más llamadas, hablaré de la productividad de back office, de cómo la medimos, de la eficacia y de la rentabilidad de este equipo pequeño tan importante, de mi visión en general y en particular del back office pero eso será en otro momento.
Back Office es una válvula de control del sistema, un back office sostenible hace mejor a toda la campaña.
[1] Expedientes, casos o gestiones, cada empresa nombra de diferentes maneras a estas gestiones de segundo nivel.