Máximas:
Aclaremos estos dos axiomas fundamentales, los equipos de trabajo se reúnen, todos, en horizontal y en vertical, el supervisor se reúne con sus coordinadores, los coordinadores se reúnen con sus agentes, los jefes de servicio se reúnen con su supervisores, los gestores de equipo de la empresa se reúnen con los gestores de equipo del cliente, y a su vez, los coordinadores se reúnen entre ellos, los supervisores se reúnen entre ellos, etc. Una reunión no es más que un eufemismo en el cual se formaliza la transmisión de datos, visto de esa forma todos los seres humanos nos reunimos, vivimos en comunidad y no nos expresamos de manera independiente cohabitando con las piedras, es por tanto un hecho natural y como tal debemos darle prolongación en cualquier situación en la que nos desenvolvamos, tenemos que reunirnos porque informamos al otro de lo que está sucediendo, de lo que vamos a hacer, expresamos nuestras dudas o demandamos sugerencias, los equipos de trabajo deben reunirse, el supervisor aislado que atesora una información y no habla no es supervisor, es por decirlo de alguna manera, un oráculo tebano al cual hay que arañar las informaciones en forma de enigma. En operaciones tenemos que reunirnos los coordinadores con su supervisor, y entre ellos, todos los días. Por tanto, los equipos de trabajo se reúnen, es una de nuestras máximas.
Cuando hablamos de que las circunstancias se imponen a las reuniones, no queremos decir que no nos reunamos, las circunstancias son hechos puntuales y como tal no suceden con asiduidad, lo que es habitual no es una circunstancia, si las circunstancias comienzan a ser habituales debemos considerarlas parte de lo habitual y darles un encaje en el día, la semana, los procedimientos y los datos. Las circunstancias modificarán las reuniones, en algunos casos las harán más extensas y en otros casos las emplazarán a momentos muy determinados.
Teniendo en cuenta que los equipos de trabajo se reúnen y que además puede mediatizar esta reunión las circunstancias, consideremos otro factor que viene a colación de los dos anteriores, las reuniones deben ayudar al trabajo, en el caso de operaciones aclarar, rectificar o informar, en ningún caso la reuniones puede ser el trabajo, hay una tendencia a componer reuniones colosales que no permiten coger el pulso como debiera a la operación, y que en el caso de un buen gestor le obliga a trabajar muchas más horas, primero la operación, después las reuniones accesorias y en tercer lugar y de manera despreciable las reuniones de copa y puro. Pongo un ejemplo claro, el supervisor se reúne con sus coordinadores una hora -sumando todas las veces que habla con ellos-, la reuniones con el coordinador siempre o casi siempre están enfocadas a operaciones y son útiles, pero ese día tiene una reunión con su jefe de servicio que se alarga a dos horas, una reunión con el cliente en la cual desarrolla los datos de esa semana que persevera otras dos horas, tras esa reunión el contacto directo con la empresa le llama y hablan una hora, desde Miriápodos City, por videoconferencia, su jefe le hace una serie de aclaraciones e incluso felicita al equipo, es un hombre de verbo pausado así que departen durante hora y media, por último, tiene una reunión obligatoria y trasversal, y a todas luces superflua, fijada todos los meses con el equipo de recursos humanos de dos horas, sin considerar descansos, comidas e incluso la obligatoriedad fisiológica, este buen señor o señora dedica en el día a reuniones nueve horas y media, una hora y media más de las que consagra a trabajar, y lo más importante ha dedicado a operaciones cero horas. Con este ejemplo quiero ilustrar la innecesaria postración a un trabajo que no es el nuestro, es imposible que nuestro trabajo sea la reunión, la reunión debe servirnos a nuestro trabajo y no al contrario, puede ser este ejemplo excesivo, pero no es un ejemplo artificioso y hay veces que en una semana puedes dedicar un porcentaje muy elevado de tu tiempo de operaciones a realizar reuniones. Sellemos la conclusión, las reuniones no pueden ser el trabajo.
El equipo de operaciones ejecutará dos tipos de reuniones, por una parte las que llamaré endoreuniones que son las de obligatoriedad diaria, semanal y mensual en el equipo de planta y por otra parte, las exoreuniones que son las que realizará el equipo de planta, específicamente supervisor, jefe de servicio, etc. con otros departamentos de la empresa o con el mismo cliente. En ambos casos tienen carácter obligatorio y deben servir a la mejora del equipo y del servicio.
En las endoreuniones consideramos las reuniones del supervisor con los coordinadores y las reuniones de los coordinadores entre ellos, el supervisor debe reunirse con sus coordinadores todos los días y extractar con ellos lo que ha sucedido o sucederá en el día, en la semana y en el mes, la reuniones entre supervisor y coordinadores se darán a comienzo de la jornada del coordinador, hablarán del día, de sus prioridades, de sus necesidades y siempre lo concerniente a la operación, no es esa reunión el marco para hablar de otras cuestiones administrativas, funcionales o estéticas, esa reunión durará no más de diez minutos, pensemos que la jornada de trabajo del supervisor comenzará antes que la jornada de trabajo del coordinador, eso le dará tiempo al supervisor para reflexionar sobre lo acontecido o por acontecer y para condensar la información o corrección que quiere trasladar a su equipo, si todos los coordinadores no comienzan su turno a la misma hora el supervisor siempre hablará con cada uno de ellos diez minutos al comienzo de su turno, esto quiere decir, que de tener cinco coordinadores en distintos turnos tendrá que dedicar cincuenta minutos a hablar con sus coordinadores al comienzo de sus jornadas, no hay nada más trascendental que incidir en operaciones, posteriormente, dedicará no más de cinco minutos cada hora a realizar microreuniones con su equipo, evidentemente, al igual que los coordinadores, una ratio pequeña de agentes-coordinadores, el supervisor también debe tener una ratio de coordinadores pequeña, si esto no fuera así, y siempre considerando el postulado que nos indica que no podemos trabajar para las reuniones, el supervisor podría delegar en algún otro coordinador las reuniones de comienzo de turno a sus iguales. La operación debe tener “tranquilidad chicha” que es una expresión trianera que viene a ser algo así como que no molestemos a alguien que corre, sí tenemos que parar y hacer una pequeña reunión la hacemos a lo largo del turno, siempre que no sea por motivos superfluos. Si hay que trasladar una información se dejará constancia en los archivos habilitados a tal efecto. Es significativo que todo lo que hablemos en esas reuniones quede registrado en archivos, en un archivo que puedan ver los supervisores y los coordinadores, que no sirva como justificante, sino que tenga la ganancia de las pautas y vertebración del día. No hace falta confiscar en archivos las reuniones que realizan los coordinadores entre ellos, a lo largo de una jornada se realizan infinidad de microreuniones entre los coordinadores, reuniones en las cuales tejen el desarrollo íntimo de la operación, pero si es forzoso constatar lo importante. A las endoreuniones sumaremos una recapitulación semanal que tendrá lugar los viernes y una recapitulación de lo ocurrido mensual que tendrá lugar también el viernes posterior a la finalización del mes [1] , estás recapitulaciones semanales o mensuales no nos embarcarán en un asunto superior a diez minutos y de darse una no se dará la otra [2] , y aquí si no todos los coordinadores entran a la misma hora se puede fijar en un momento en el que estén todos, es preferible esta opción porque no interesa realizar estas síntesis a comienzo de la jornada de los coordinadores, tenemos que buscar un momento valle de llamadas recibidas y/o emisiones y/o casos para no molestar al desarrollo normal de la jornada.
Veamos en números cuánto tiempo nos llevarán nuestras endoreuniones:
Estamos proponiendo no más de 45 minutos diarios para establecer las bases de una operación ordenada.
Respecto a las exoreuniones, los supervisores, jefes de servicios, de cuentas y demás cargos superiores, deberían dejar fuera de estas a los coordinadores, el trabajo del coordinador se ciñe al trabajo con sus agentes, las labores del supervisor no se delegan en los coordinadores porque les añadimos funciones que no les competen y dejan de realizar las suyas. Las exoreuniones son inseparables a una campaña de telemarketing, son lógicas, entendibles y tienen razón de ser, pero considerando su sensata existencia, no podemos permitir un carácter omnívoro que nos deslumbre la verdad de la operación, hablando en plata, si estoy todo el día reunido yo no sé lo que sucede con mis clientes, no sé lo que sucede con mis coordinadores, no sé lo que sucede con mis supervisores, no sé si mis producto está yendo bien, no sé si tengo alguna incidencia que me está afectando, no sé nada de operaciones, y un equipo de operaciones que no sepa lo que sucede en planta es como un delantero que no sepa marcar goles. Aquí introducimos de nuevo la veleidad de las circunstancias, las excepciones imponen medidas excepcionales, si en una situación excepcional debemos reunirnos un día entero nos reunimos un día entero, pero es una circunstancia que ha crecido a posteriori y necesita una solución, dicho esto, sin circunstancias extraordinarias que puedan mediatizar nuestro trabajo, las exoreuniones deben programarse con tiempo y sin considerar el capricho del que marca un número de teléfono y llama, si alguien quiere una reunión por el motivo A, B o C, debe decirnos con anterioridad cuánto tiempo va a durar el motivo A, B o C, sus definiciones e concavidades, así sabremos cuánto va interferir esos motivos en operaciones, y si el cliente capital quiere reunirse con nosotros todos los días, que está en su derecho, y además una reunión semanal, una mensual y una trimestral, nos dirá cuánto tiempo nos llevará esas reuniones -amén de los asuntos a tratar-, todas estas tertulias debemos programarlas con antelación, una reunión informativa diaria con el cliente no debe durar más de diez minutos [3] , respecto a la reuniones periódicas en semanas o meses, no ocupar un porcentaje de tiempo considerable del total que le dedicamos a operaciones, si un supervisor dedica a operaciones 39 horas de su vida en la semana [4] , y todos los días tiene que hablar de cuestiones indirectas con su cliente una hora, todas las semanas dedicar ocho horas a una reunión (gestación y actuación) y todos los meses 16 horas a otra reunión, está ofrendando más del 40% de su tiempo rentable semanal a reuniones, ese porcentaje es inadmisible y se lo está quitando al trabajo importante. Todos debemos poner de nuestra parte para que las exoreuniones sean concretas y enfocadas al éxito, todos queremos conseguir el objetivo, no generemos más trabajo que el ya dado. El análisis y la charla respecto a la operación en su cotidianidad con el contacto de nuestro cliente no es una exoreunión, estamos trabajando en ese momento, buscando soluciones, no estamos mirando por unos prismáticos, estamos interfiriendo.
En resumen, las reuniones del equipo de operaciones deben estar todas centradas en operaciones, es más una obviedad que una redundancia, no debemos trabajar para las reuniones sino que las reuniones ayuden a nuestro trabajo y se concebirán porque sin ellas estaríamos en un puro desconcierto, la dirección exige puntos de control ineludibles, así debemos tomar una reunión.
En otro artículo posterior expondré un modelo de reuniones diarias entre el supervisor y el coordinador, un ejemplo, nada original, que nos puede servir para encauzar nuestro trabajo.