“Esta historia no está basada en hechos reales… o sí”
Julián lleva catorce años trabajando para una empresa, desde hace poco más de nueve meses lo hace en la misma campaña, se aproxima la Navidad y el cliente para el que trabaja ha dispuesto una serie de promociones especiales para sus usuarios, ha sido formado correctamente pero lleva sólo dos días recibiendo llamadas de esta nueva casuística, en una de los llamadas se le interroga por algo más complicado relacionado con la promoción, Julián tiene que mirar la promoción en una web en la que aparece todo el portfolio de productos de la empresa, cuando logra encontrar el producto, en las instrucciones del producto, se le dice cómo actuar ante este tipo de situaciones y como activar lo que nos solicita al cliente en los sistemas, Julián tiene delante seis aplicativos diferentes, todos extraordinarios, muy bonitos y muy complejos, así que Julián tarda cierto tiempo en encontrar como se activa el nuevo producto, porque debe entrar y modificar datos en tres de los aplicativos, incluso pregunta a su coordinador, es un profesional y el cliente no atisba la duda del desconocimiento o la incertidumbre del tiempo de espera en sus palabras, tarda más tiempo que el habitual porque tiene que buscar en los engorrosos aplicativos la forma de activar el nuevo producto, además, Julián considerando el departamento en el que trabaja tiene como protocolo actuar siguiendo el sentido común considerando el tipo de cliente. Terminada la campaña de Navidad y las promociones que vienen aparejadas a ella, y como Julián es un todoterreno, la empresa decide incorporarlo a una campaña de venta potencial, el protocolo de venta es muy sencillo y los aplicativos también, de hecho se resume en un aplicativo de dos pantallas, pero una vez convence al cliente, vende el producto, debe leer un texto legal de aproximadamente cuatro páginas, algunos clientes “se caen” en tanto Julián lee este texto.
Como digo en el encabezamiento de este artículo, esta historia no está basada en hechos reales… o sí, y sin estar basada en hechos reales siempre me ha parecido un dislate, en alguna ocasión llegue a trabajar con aplicativos basados en MS-DOS con sus pantallas negras y sus códigos, códigos que de no recordar parecía la instalación de un juego en los antiguos Atari, y después, con el tiempo, con seis o siete aplicativos a la vez que pudieran “ayudar” a mi trabajo, y pensaba lo mismo, con la pantalla negra y con los siete aplicativos, ¿realmente nadie puede hacer más eficiente esto?, ¿tan difícil es que tengamos un direccional en lugar de una página web gigantesca en la que aparezca miles de productos sin ton ni son?, ¿tan difícil es que la misma página web sea un direccional?, y una vez encontrado el producto, ¿tan difícil es que desde ahí yo pueda realizar todas las gestiones y solicitudes de mi cliente?, porque es evidente que debajo de una activación habrá miles de códigos pero por qué al agente no debe bastarle con desmarcar o pulsar un botón o rellenar una solicitud. Y claro, comprendía que colchones Martínez que es una empresa familiar, no tuviera detrás un equipo informático que pudiera desarrollar aplicaciones fáciles para nosotros aunque tuviera un contenido infinito detrás pero no comprendía como grandes empresas no habilitaban un aplicativo sencillo, con todas las instrucciones y directrices por detrás, todas las que quieran.
A lo largo de mi carrera, de estos años, he descartado la complejidad y la opinión, la opinión respecto a procedimientos, protocolos y procesos, una vez hayan sido consensuados o asignados, lo cual no quiere decir que los procesos son eternos, los procesos se siguen y como si de un plan de acción se tratara, se evalúa, se controla y se modifica si fuera necesario, convenimos seguirlos y tener la flexibilidad que nos permita la evaluación del proceso, si hay que modificarlos se modifican, y es el cliente capital quien dicta el cambio, nosotros somos la voz, somos esa empresa y acatamos el formato de esa empresa, no se puede hacer modificaciones todos los días, todas las horas, todos los minutos y para cada uno de los agentes. Eso de regirse por el sentido común, es regirse por la opinión de muchas personas y no me valió la opinión en ningún momento. Los procesos y procedimientos debemos seguirlos de manera casi marcial porque eso es lo que surte de homogeneidad a la información que trasladamos al cliente y eso es lo que se queda al cliente, al cliente puede gustarle o no gustarle nuestros productos, vivimos en un mercado global, nosotros abrimos nuestro tenderete, ofrecemos lo mejor y si no gusta seguiremos trabajando para que guste, pero el producto y los procedimientos son los que son y se los cuento a todos los clientes que vengan a mi tenderete. En muchos casos no se quieren utilizar los direccionales porque dicen que se pierde frescura y se gana en mecanicismo, no puedo estar de acuerdo con esta afirmación, los direccionales bien actualizados y desarrollados, es decir, ese esquema dado en nuestra web que nos hace seguir paso a paso unas directrices, agiliza nuestra gestión y nos da consistencia, y al final del proceso, botón o formulario que nos lleve directamente a realizar lo que nos está pidiendo el cliente [1]. Imaginemos lo que facilita el trabajo en un departamento de segundo nivel como Back Office, sigo mis direccionales y hago lo que me indican, las campañas de telemarketing tienen mucho de persona y tiene mucho de matemática, lo natural muchas veces lleva un trabajo detrás, porque lo natural no consiste en decir lo primero que nos venga a la cabeza, lo natural consiste en decir lo que tengo que decir de manera cercana, empática y ordenada, la simplicidad es un grado de entendimiento muy elevado.
Parece que cuantos más aplicativos tengamos para atender al cliente mucho mejor, incluso si tenemos algunos que no conocemos a pesar de llevar siete años o diez años en la campaña mejor que mejor, porque es ese arma invencible de los dioses que de repente nos descubre el gran mundo de Oz, pero todo eso es una bobada, yo debo tener todo desde el principio, aplicativos simples y muy intuitivos y que la empresa capital tenga detrás todos los aplicativos de referencia que quiera, yo para trabajar lo mejor y más sencillo [2] . Cuántas veces he advertido con cierta pena en los agentes nuevos, como se desenvolvían con los muchos aplicativos que tenían que conocer, y en muchos casos la demencia temporal estaba reflejada en sus rostros y pensaba, cuántos ingenieros tendrá esta empresa trabajando para nosotros, y teniendo tantos ingenieros ¿no pueden poner toda está complejidad detrás, en un segundo plano, y nosotros trabajar con dos o tres pantallas muy intuitivas y rápidas en las que podamos tocar un botón y darle la información o acelerar el registro de incidencias o la activación de algún producto a nuestro cliente? ¿No es más fácil hacerlo fácil?, al fin y al cabo, si debemos ayudar al cliente, por qué no nos ayudan a nosotros.
Creo en los direccionales porque facilita el trabajo al agente y a los gestores de los equipos, creo en los procesos y procedimientos cerrados porque da veracidad a la información que trasladamos, no creo en la opinión en segunda instancia cuando ya ha sido consensuada por nuestro cliente, no creo en los aplicativos NASA –Houston tengo un problema- y por supuesto no creo en poner piedras en nuestro camino, si Julián ha sido tan natural, tan cercano en su venta no parece de recibo que durante cinco o diez minutos Julián se convierta en un autómata y repita un texto legal más propio de una notaría leyendo una hipoteca que de una venta, “señor cliente, mis respetos, ¿haría usted el favor de meter el texto legal en la misma conversación?, yo le ayudo, y que se haga de una manera natural y que si de leer algo se trata, los agentes lean tres, cuatro o cinco frases y no tres, cuatro o cinco páginas”.
[1] Una formación inicial con direccionales claros, reduce tiempo y mejora la seguridad en la llamada del agente, sobre todo, de cara a su inminente incorporación al servicio.
[2] Trabajé en una campaña en la que sus gestores presumían de tener los aplicativos más complejos, catorce aplicativos, cada uno servía para una cosa diferente, campaña de ventas que exigía a sus agentes hablar mucho con sus clientes hasta llegar al ofrecimiento, una pantalla y muchos botones, otra pantalla y más botones, más pantallas e infinitos botones, llegar al final era el descubrimiento de un arcano, y mucha técnica del narrador antes del ofrecimiento y mucha tontería, no necesito ese proceso, es absurdo y sólo es resultado de la arrogancia de un despacho que defiende unas técnicas inútiles, incapaces de hacer fácil lo que debe ser fácil.