Peter Pérez es supervisor en una campaña de recepción, observa en la última semana un incremento en 15 segundos de AHT, tiene una reunión con su cliente en diez minutos y recibe una llamada de su jefe desde Miriápodos City, es una llamada vehemente que pide soluciones a la situación actual de AHT, la llamada del monarca pide victoria u horca, así que cuando cuelga el teléfono Peter prepara con angustia un plan de acción, el plan de acción se basa en trabajar con los 15 agentes con peor AHT de toda la campaña, se reforzará cada día y se le dará instrucciones para mejorar en AHT, además cada día dispondrá un Focus Group que dirigirá él mismo en el cual podrá desde su experiencia ayudar a los agentes, tendrá este plan de acción una vigencia de dos semanas y se pretende bajar el AHT en 15 segundos de manera general, lo redacta en un formato de office estándar y le pone la guinda de un nombre vistoso, “AHT a por todas”, lo presenta el cliente y esa misma tarde comienza a trabajar desde el plan de acción.
Igual, con suerte, este plan de acción puede dar resultado, pero igual no, porque Peter Pérez ha cometido graves errores que un gestor de equipos jamás debería cometer.
¿Necesitamos el plan de acción? , a Peter se le olvida hacer un análisis profundo de la situación, no debemos esperar una semana antes de imponer acciones correctoras, una semana es un mundo para una campaña, y posiblemente la pérdida de resultados y de la factura ese mes, entonces Peter, debió acometer, dar una solución mucho antes a este incremento de AHT, debió observar una serie de factores esenciales, ¿estamos en un punto cero?, ¿todo se está desarrollando cómo debe?, igual no se están dando los refuerzos que deben darse de manera diaria, igual tenemos una nueva incorporación de productos por parte del cliente, necesitando de una curva de aprendizaje que estamos omitiendo, igual al incorporarse este producto estamos sumando a todos el portfolio tiempo. ¿Qué está detectando la calidad?, sí estamos haciendo los refuerzos y detectamos una bajada de calidad, posiblemente se nos esté diluyendo la bonanza en AHT y ahí es donde tenemos el problema, pero igual los valores de calidad son perfectos, o puede pasar cuando hacemos el desglose de AHT, que nos está aumentando ACW, el tiempo administrativo, estamos aumentando Hold, la música, o simplemente lo único que se está disparando es ACD, el tiempo de la llamada, si el tiempo de la llamada está aumentando y se nos incorpora un producto nuevo, lo más apropiado es hablar con el cliente y exponerle la situación, una situación que se respaldará por datos que demostrarán que tuvo incremento de AHT por la incorporación de nuevos productos, estaríamos hablando de un plan de acción que no compete al equipo de operaciones, corresponde al gestor de la cuenta y a los dimes y diretes que debe tener con el cliente capital. Por tanto Peter Pérez debió analizar lo que estaba sucediendo considerando un espectro amplio de factores y circunstancias desde el primer momento, si unos pocos agentes tienen un AHT elevado tiene que ser tratado en el plan de acción del coordinador y el agente, es decir, en los refuerzos, sí a la generalidad de la campaña le está afectando el producto nuevo en su AHT no corresponde un plan de acción en el plano de operaciones a no ser que el nuevo producto reemplace a otro ya existente, en todo caso debemos considerar la curva de aprendizaje, y las personas que manejan la facturas también deben considerarla. Pero imaginemos que tenemos un problema, que ya hemos detectado que nos está aumentando el tiempo administrativo, lo hemos detectado en nuestras escuchas y plasmado en nuestros refuerzos, un problema general, un relajo de una parte considerable de la plataforma al terminar la llamada, hemos intentado corregir durante varios días desde el primer día y no hemos conseguido nada, a la sazón sí urge un plan de acción, pero sabemos cuál es el origen del problema.
¿Tenemos los medios para implementar un plan de acción? Todos los que hemos trabajado gestionando equipos de operaciones en telemarketing, sabemos lo fácil que es imaginar y exponer diez planes de acción, uno para un indicador, otro para otro indicador y otros tantos para otros tantos indicadores, total que al final tenemos en una campaña de cien agentes con cinco coordinadores, días planes de acción con 30 agentes priorizados en cada plan, agentes que se repiten en varios planes, amén de los refuerzos, a no ser que los coordinadores tengan el don de la ubicuidad es materialmente imposible seguir de manera correcta todos los planes, y esto sucede por la mala costumbre de no decir la verdad, como diría Belmonte, “Sino puede ser no puede ser y además es imposible”. Lo que prima es el sentido común, si la verdad no gusta es lo que hay, mi madre siempre dice que prefiere una roja a cien amarillas, tengo cinco coordinadores porque no me permiten más, por las razones que sean, con una ratio de uno a veinte, no puedo llegar a reforzar a mis agentes todos los días, además estos coordinadores pueden tener ocupado el 40% de su tiempo en labores administrativas, así que igual, se me ocurre que si reforzara a todos mis agentes no me estaría pasando lo que me está pasando con el AHT, por otra parte, estoy trabajando los indicadores de manera trasversal, estoy primando el Valor de calidad, si primo el Valor de calidad para qué quiero 20 o 30 planes de acción, un plan de acción debe adaptarse a las circunstancias de los recursos disponibles ese es el quid del asunto. Volvamos al mejor mundo posible de Popper, todos mis coordinadores refuerzan a sus agentes todos los días, porque no tienen labores administrativas y porque su ratio es adecuada, enfrentado a este problema con el ACW y dado que lo puntual se está convirtiendo en una dinámica, si un coordinador trabaja ocho horas de las cuales dedica 50 minutos a sus descansos, entre 3 y 4 horas a dar seguimiento y reforzar y una hora a estar en sala solucionando dudas, dispongo de entre dos y tres horas de cada uno de ellos para hacer otras cosas, por ejemplo para implementar un buen plan de acción.
¿Somos realistas con los resultados que queremos conseguir? Peter supone que reforzando a los quince agentes con peores resultados durante dos semanas bajará el AHT grupal en quince segundos, a simple vista hay muy poca matemática en este plan de acción, primero por el número elegido de manera totalmente aleatoria, ¿estos quince agentes son los que están incrementando el AHT de la campaña?, podría suceder que por alguna circunstancia desconocida quince personas en un momento determinado aumenten su AHT tanto que afecten en quince segundos a la campaña, podría suceder, pero alguien debió darse cuenta antes de este aumento tan desmesurado, sino medían incorporación de nuevos productos o alguna incidencia técnica, qué se detectó en los refuerzos, veamos estos números de una manera desnuda para darnos cuenta de su falta de rigor:
Este tipo de movimientos en una campaña no son reales, si estamos hablando de un grupo de personas que de repente aumentan su AHT de manera tan exagerada, debemos considerar otras cuestiones que no tienen nada que ver con el producto, ni con incidencias y pueden ser debidas a cuestiones actitudinales. Como esto no suele pasar debemos buscar la raíz del aumento de AHT en motivos no restringidos a 15 personas, podría pasar que se esté dando algún tipo de instrucciones para aumentar el tiempo administrativo en pos de la calidad, podría pasar, pero si es parte de un refuerzo de los coordinadores, el supervisor lo debe conocer y si lo conoce suspenderlo y no llegar a los siete días. Si es un problema de ACW parece inadecuado también un plazo de dos semanas, sí anteriormente estábamos alcanzando datos, en un plazo menor se puede reducir el tiempo administrativo y no es necesario marcarnos un plazo de dos semanas.
Cómo estamos advirtiendo parece que Peter se ha apresurado en la creación de un plan de acción, porque el análisis anterior, precedente, ha brillado por su ausencia.
Todo está bien. Imaginemos, nuestro buen amigo Peter no sufrirá una úlcera, todo ha sido analizado, que la situación estuvo controlada desde el primer momento y que el problema es un nuevo producto que sustituye a otro y que los agentes necesitan naturalizar en sus exposiciones, se necesita un tiempo, y este es el tiempo que vamos a marcar en nuestro plan de acción, depende del producto, de su envergadura respecto al resto del portfolio, de la novedad y promoción al cliente usuario, etc. Nuestros agentes necesitan un periodo de adaptación lógico, el período de adaptación debe basarse en experiencias parecidas y anteriores de la empresa o campaña, si nosotros no tenemos la referencia de un producto similar, podemos y debemos preguntar al mismo cliente, que honestamente debe responder y ayudar, aunque en muchos casos, campañas maduras ya tienen experiencias similares y saben cuánto tiempo les llevará a los agentes adaptarse a la nueva situación. El tiempo lo marca la experiencia. Un plan de acción siempre tiene vigencia a medio plazo, nos encontramos con los que quieren frutos de árboles que todavía no han llegado a su periodo estacional y se equivocan y personas que dejan que los frutos caigan podridos de los árboles y también se equivocan.
Igual Peter reforzará a sus coordinadores la evolución del nuevo producto, sus coordinadores tendrán un apartado especial en los refuerzos sobre el nuevo producto, se puede también crear un archivo de dudas y sugerencias sobre el nuevo producto, archivo que después recitará soluciones que trasladaremos al resto del equipo, además tendremos un soporte en cartelería y aumentaremos los reciclajes impartidos por los formadores durante las primeras semanas de exuberancia del producto, todo esto sin mermar la calidad debe ayudar a bajar el AHT al punto donde estaba.
Y llevaremos un control de todo, de agentes, de coordinadores, de turnos, de franjas horarias, etc. Y le daremos al plan de acción una capacidad de ser flexible, de control, de evaluación continua, de rectificación, en fin, de estar vivo y en desarrollo.
Una vez considerados de dónde venimos, Peter nombrará al plan de acción como desee, los nombres graciosos no tienen por qué gustar a todos, los pretenciosos pueden molestar y los simples dejarnos en una opacidad del mismo gris que no destaquemos.