









Podría llamarlos de otra manera, quizás un nombre más ostentoso, pero he preferido que reinara la claridad, como me enseñó en sus fragmentos descuartizados el maestro de Ockham, nada más sencillo que un cuaderno en el que anotamos nuestras intenciones, nuestro trabajo o las impresiones de nuestra vida. Los cuadernos son un ejemplo de archivos que recogen refuerzos, ni mejor, ni más original, ni más innovador, un ejemplo que pretende ordenar un trabajo en pos de la eficiencia.
Tres cuadernos, azul, naranja y verde, un cuaderno para el coordinador, un cuaderno para el supervisor y un cuaderno para el agente, no hace falta decir que también para todo aquel que necesite valorar los procesos. Tratamos de confiscar el trabajo, lo que no está registrado no existe. No es necesario que nuestros archivos sean extremadamente puntillosos, en una operación no podemos apuntar y dejar constancia de todo, hay muchas cosas que se nos pierden en el acontecer de la sala, pero todo lo importante se registrará y se registrará como un material valioso, vivo, que nos permita mejorar a todos.
Los cuadernos estarán conectados entre sí, y su contenido será conocido por las tres partes interesadas, todos pueden aportar lo que quieran en cualquier momento, un refuerzo no es palabra de Dios, es palabra de hombres y como tal, hija del pragmatismo y del desarrollo.
Este tipo de archivos es de una fácil creación, tenemos el sustento de una base de datos de la que bebemos y que se actualiza constantemente, no sólo con los datos que nos mandan sino con los datos que nosotros le vamos mandando, y estos archivos son la cara de todo lo que tenemos detrás, podemos formarlos en cualquiera de las múltiples aplicaciones que tenemos a nuestra disposición en la actualidad, hojas de cálculo, visual basic, páginas web, etc. No tenemos que ensombrecer a Bill Gates, en campañas pequeñas nos vale con archivos caseros y medianamente atractivos que nos faciliten el trabajo diario, no nos va a llevar más de una hora y el resultado es siempre extraordinario. Tampoco tenemos que llenar de archivos las carpetas de una campaña o dejar estas carpetas huérfanas, el exceso resulta tan improductivo como el defecto, crearemos los archivos que necesitemos siempre de la manera más simple.
En mi caso, los cuadernos están conformados para que todo lo importante lo podamos ver en la misma pantalla, la pantalla se divide en dos partes de una manera homogénea, datos y refuerzos, los datos se ejemplifican de una manera muy práctica con una tabla listada -se puede simplificar con una tabla dinámica y un gráfico dinámico-, en esta tabla podemos jugar con cualquiera de los elementos que tenemos a nuestra disposición, ver los datos de un indicador segregado o los datos de un agente en comparación con su equipo, en fin, lo que nos resulte más útil. En la parte del refuerzo conoceremos, cuál es el plan de acción determinado, si se realizó el refuerzo, si es prioritario, las herramientas que le hemos dado, cuál es el origen de los inconvenientes, etc. Como ya hemos dicho, los refuerzos también se depositarán en la base, de la que se podrá extraer cantidades, tipos de refuerzos, etc. En otro momento veremos algún archivo donde nos atarearemos con la totalidad de los refuerzos, pero el objetivo de este artículo es la recogida de los refuerzos.
Cada día los coordinadores escucharán y reforzarán a todos sus agentes, esto quiere decir que en una semana tendremos un mínimo de cinco refuerzos y más del doble de escuchas, disfrutaremos de una ingente cantidad de material que siempre nos permitirá mejorar, material que podremos evaluar y con el que podremos conformar diferentes planes de acción.
Ciertamente la vistosidad de los archivos dependerá de la gracia del creador, debe primar lo funcional, la estética es accesoria, si conjugamos las dos cosas perfecto, a veces, he trabajado con archivos muy bonitos que no servían para nada y he tenido que ingeniármelas para generar mis propios archivos, prefiero archivos feos y útiles.
Los cuadernos están vinculados pero cada uno de sus miembros tiene diferentes privilegios, el supervisor podrá ver el cuaderno del coordinador y podrá dejar anotaciones, el coordinador y el agente tendrán acceso a sus cuadernos, el coordinador dará vida al refuerzo y el agente podrá dejar anotada su aportación.
Pasemos a ver los cuadernos:
Consideraciones previas
Cuaderno azul del coordinador
Cuaderno verde del agente
Cuaderno naranja del supervisor
Conformamos efectivamente tres archivos relacionados que nos servirán para dejar constancia de nuestros refuerzos, de una manera simple adoleciendo de complejidad absurda, incluimos al agente como sujeto activo, motivado e implicado. Nuestros archivos son transparentes y se preñan de Calidad, con el indicador raíz. Nosotros trabajaremos, reforzaremos, entrenaremos todos los días, porque tenemos una ratio pequeña de agentes y tenemos una labor administrativa despreciable.