…a C.S. Lewis
No hay nada más desconcertante para un gestor de equipos que incorporarse a una campaña o a un servicio, consolidado en un largo tiempo y encontrarse un desorden tal que no haya ningún dato que pueda cogerse ni con pinzas, los datos salen de una varita mágica que nadie sabe dónde está o dependen de la bondad de algún Dios supremo para que nos los proporcione, no mencionaré al pecador, pero si las personas que llevan las manijas de un servicio te dan un dato cerrado a las nueve de la mañana no te pueden dar otro diferente a las diez de la mañana y otro diferente a los anteriores a las once, pidiendo lo mismo de la misma hora, y esto convertirse en una dinámica, una dinámica de Halloween, y cuando preguntas, cuando ahondas, todos esquivan las miradas y las responsabilidades, y cuando indagas por tu cuenta concluyes con incredulidad como todos tenían razón, el que te proporcionó el dato a las nueve de la mañana no erró, el que te facilitó el dato a las diez de la mañana tampoco y el que te lo dió a las once de la mañana menos, porque el aplicativo de referencia del que se extrae ese dato es lo más parecido a un caos.
El desorden es inadmisible e indecente, lo primero que convenimos solucionar es el desorden, un buena iniciativa o predisposición se embarra con el desorden y esto es así porque vienen viciadas las semillas, es, por tanto, de capital importancia controlar todas las cosas que se realicen en una campaña, todo lo que suceda en una campaña debe ser conocido por los gestores, los refuerzos deben ser controlados, los indicadores y sus vericuetos y hasta la más mínima acción realizada con cualquier miembro del equipo, todo debe ser registrado, analizado y revisado mil veces, es fundamental, la concepción de aplicativos fáciles de manejar, veraces en la información e inmediatos.
Los aplicativos vendrán a dar forma al caos, la información puede estar en el aire, pero yo tengo que saber en qué parte de la atmósfera se encuentra y debo poder manejarla siempre que quiera, por supuesto los datos tienen que ser exactos, ni fallar por arriba ni por abajo, exactos, y deben ser accesibles a todos los miembro de la estructura gestora y si me apuran del equipo. Si no existen aplicativos debemos crearlos, sí los aplicativos que tenemos nos dan resultados erróneos o los modificamos o los abandonamos en un baúl el olvido pero, por supuesto,no trabajamos con ellos. En pleno siglo XXI, siglo que certifica la poca distancia entre tecnología y razón, no consintamos en las campañas de telemarketing sistemas de control rayanos a la incertidumbre, más parecidos a opiniones que a certezas, y propios del medievo telefónico, de los hijos de Meucci, con los datos no podemos evitar la precisión porque “el paloteo” o la mano alzada son sistemas tan chapuceros como innecesarios, sobre todo, considerando que en los actuales departamentos de tecnología existen empleados muy eficaces que pueden crear, con tiempo y dirección, fenomenales sistemas de control de datos, por supuesto, con el enfoque por parte de las escalas superiores de que éstos departamentos de tecnología están orientados a operaciones más que a cualquier otra cosa, porque operaciones es la base de nuestro negocio, nuestros informáticos deben proporcionarnos en poco tiempo las certeras herramientas de control y seguimiento de cualquier ítem de la campaña, el orden es beneficio, pero no sólo es obligación del departamento de tecnología que son personas que saben crear aplicativos, operaciones también debe proveerse de archivos de control y seguimiento, los justos y necesarios, porque esto tampoco consiste en crear un mundo Tolkiano de aplicativos, nuestro trabajo se radica en no dar palos al agua y saber en todo momento qué estamos haciendo y qué resultado nos da.
Los aplicativos nos serán dados tanto por nuestra empresa como por el cliente y deben ser automáticos e inmediatos, un indicador perentorio y contractual no puede ser fiscalizado dos días después de haberse generado la acción, la incidencia, la venta, la llamada en sí, sí vendemos ahora, ahora nuestro dato debe aparecernos, las medidas correctoras son más eficaces cuando se desarrollan con rapidez, sobre todo cuando hablamos de datos con los que juzgamos a una campaña, salvando aquellos indicadores que miden una evolución como es la rellamada o la redención de las ventas, que no tengamos el resultado en el momento es un hecho inaudito y francamente criticable, y no deberíamos jamás acostumbrarnos a estas prácticas. Hay que facilitar el trabajo a los que trabajan, y que las personas de operaciones se dediquen a operaciones sin tener que preocuparse de sí un dato está bien o si tengo que extraerlo como oro de una mina, los aplicativos deben sernos dados, no puedo pedirle a alguien que trabaje con mis usuarios y no darle todas las herramientas para que lo haga bien, es como si en una fábrica de latas le digo al encargado que hagan todas las latas que pueda, si puede calcularlas a ojo de buen cubero que lo haga, es más, le voy a pedir que lo calcule a ojo de buen cubero, yo sé las latas que salen pero hasta el día siguiente no le voy a proporcionar el número de latas al encargado, si el número es el adecuado no diré nada pero sí el número calculado a ojillo no corresponde con la realidad hablaré con él y le pediré que la próxima vez las latas sean las que deben ser, explicaciones y soluciones, si soy el dueño de la empresa de latas soy muy tonto.
El desorden muchas veces es descorazonador, hay que ordenar, y el que ordena, limpia y manda por el bien de todos, los aplicativos también son descorazonadores en muchos casos, sobre todo si no sirven a su objetivo que es proporcionar datos de manera correcta y rápida, sirven como meros pisapapeles informáticos sin camino y meta, la eficiencia no estará en los oráculos tebanos, la eficiencia está en la ciencia del orden.
Muchas veces dedicaremos nuestro tiempo a crear aplicativos que después nos van a ahorrar tiempo, invertir para ahorrar, es un tiempo útil, es una escoba que nos limpia la casa, paramos, ordenamos y seguimos.
Recomiendo un ejercicio práctico, antes de comenzar a trabajar, a acumular datos sin ton ni son en hojas de Excel o en cualquier otro aplicativo de Office o similar, dediquemos un tiempo a crear los aplicativos para nuestra campaña, cuáles son los indicadores que nos miden y de dónde salen, si no lo sabemos preguntemos y sino no nos los pueden dar en el momento que los creen o que no nos pidan explicaciones, por otra parte, para todo ese trabajo cotidiano consagremos dos o tres días a hacer aplicativos que después nos ayudarán a agilizar nuestro trabajo, sea lo más eficaz posible, antes de comenzar a trabajar tengamos claro cuáles son las herramientas de las que disponemos y no sólo es necesario que lo tengamos claro nosotros sino también todas esas personas responsables que están por encima de nosotros y que después nos van a exigir, como es lógico, responsabilidades a nuestra labor.