Quiero traeros un ejemplo de control de las reuniones que se realizan por parte del equipo de gestión, en un anterior artículo hablaba de las reuniones y ahora os traigo un ejemplo fácil de comprensión, que nos permite recoger lo dirimido en el día en relación a las reuniones que hemos tenido.
Es importante recabar todo lo que hacemos a lo largo de un día, al igual que recogemos, compilamos, los refuerzos, haremos con la reuniones que tenemos ya no sólo con nuestro equipo sino con cualquiera de los agentes activos en un proceso interno en una campaña de telemarketing. Aquí hablaré expresamente de las endoreuniones, esas reuniones que realizamos el equipo de gestión a lo largo de un día.
He formado un archivo de ejemplo muy sencillo, sencillo de ver y de trabajar, lo importante es que hagamos archivos que nos permitan trabajar de la manera más eficiente como ya he comentado en otras ocasiones, es un ejemplo, una forma, una muestra y una ayuda, pero los ejemplos son sólo eso y existen archivos mejores, más completos y trabajados en un formato informático más creativo, pero este es un ejemplo simple, creado en no más de media hora y que nos va a permitir recopilar la información de nuestro día. Evidentemente, este archivo volcará en una base de datos, debe, con la que podremos sintetizar, analizar y concluir. Hay que dedicar tiempo a crear las bases de datos, los archivos de trabajo como también comenté en otras ocasiones, no deben ser un mundo pero tampoco deben faltar.
Mi ejemplo se llama la Pizarra, y se llama así recordando e incluso homenajeando todo aquello que nuestros profesores apuntaban con la tiza cuando éramos niños en el colegio, la Pizarra era nuestra pantalla de ordenador, donde se ordenaban las ideas habladas, se resumía, se solucionaban las dudas, se fallaba e incluso se apuntaba al que hablaba. Nada mejor que una Pizarra para recoger los datos.
En nuestra Pizarra recogeremos los puntos de encuentro iniciales, las microreuniones y recapitulaciones, tanto la semanal como la mensual, sólo tiene cabida en nuestro archivo la cuestión operacional, las cuestiones administrativas no deben competernos, el equipo de operaciones tendrá un inexistente o exiguo trabajo administrativo, en esta Pizarra entrará lo concerniente a la operación.
Echémosle un vistazo:
Este archivo se puede trabajar en distintos formatos, si lo trabajamos en un libro de Excel tendremos que habilitar distintas páginas correspondiendo con semanas o meses, en cada hoja incluiremos uno de estos formatos. Tengamos en cuenta también que la Pizarra es de acceso a todos los miembros de operación que gestionan el equipo, es decir, la Pizarra no es un tesoro del supervisor como el anillo único es guardado por la criatura Gollum, ni tampoco debe cuartearse y dividirse en partes inconexas, la Pizarra es un archivo compartido en el que deben trabajar todos los miembros de la operación.
Está dividida en dos partes, la primera, y más importante, que es donde anotarmos todo lo acontecido, en ella se recogerá las prioridades o directrices del día, la puesta en marcha de las microreuniones, las circunstancias que suceden, el desarrollo del día, las recapitulaciones y, por último, las conclusiones. Tiene la Pizarra una segunda parte más subsidiaria en la que como en los Cuadernos se podrá consultar los datos de los distintos indicadores, agentes, etc.
A partir de ahora hablaremos de tres cosas, prioridades, circunstancias y conclusiones, cada una de ellas corresponderá con las tres divisiones fundamentales de la Pizarra. Podemos ver en los extremos las prioridades y las conclusiones, como dos columnas dóricas que embellecen el fondo y en el centro aparecen las circunstancias, lo que no teníamos previsto pero que en muchos casos puede mediatizar el día, sus datos y la campaña en general. En las prioridades o directrices recogeremos cada una de las cuestiones a priori que tendremos que desarrollar en el día, es el primer punto de contacto entre el supervisor y el coordinador, en el borde de las circunstancias nos encontramos con las microreuniones, anotaremos en estas celdas la hora y los miembros del equipo que se han reunido, si hubiera algo diferente a las prioridades dejaremos constancia en las circunstancias, las recapitulaciones semanal y mensual también se insertarán en este anecdotario central.
La Pizarra realmente son las circunstancias, tenemos el yo que sería la suma de las prioridades y el yo conformado que serían las conclusiones, pero lo que vamos anotando en nuestra Pizarra del cole es lo que no sabemos o tenemos que matizar, pues eso precisamente es lo que vamos a anotar en este espacio verde, las cuestiones adicionales que han surgido en las microreuniones, las incidencias técnicas, las modificaciones temporales del producto, las llamadas extraordinarias y no puntuales, etc. Es decir, todo eso que irá surgiendo a medida que vayamos trabajando, todos podremos verlo y todos lo desarrollaremos en nuestros puntos de encuentro, en nuestras pequeñas reuniones.
Por último, reparamos en las conclusiones, el epílogo diario, en muchos casos serán las prioridades y el origen de las directrices del a priori del día siguiente y en otros nos servirá para analizar cómo afectan las circunstancias a nuestro día a día.
Recoger el contenido de nuestra reuniones siempre incumbimos ejercerlo desde el punto de vista de la utilidad, que sirva lo que estamos haciendo, hagámoslo en un archivo como éste o en el que queramos, como consejo lo más simple y rápido posible pero que valga, que no se convierta la recopilación de la reuniones, la transmisión de las directrices y prioridades y las conclusiones en vetustos archivos llenos de polvo de bits que engrosen los carpetas informáticas, lo que hacemos tiene que servirnos, hacerlo por hacerlo es perder el tiempo, cosa que es totalmente contraria al objetivo de la Pizarra, los Cuadernos, o cualquiera de los archivos creados.